Выставка

Выставка – одна из главных форм прямого маркетинга, позволяющая демонстрировать и продавать товары и услуги (особо важная для оптовой торговли и рынка дорогих услуг).

Выставки и ярмарки позволяют устанавливать долгосрочные связи с покупателями. На выставке осуществляются:

1) демонстрация образцов товаров и услуг, с возможностью показа «живьем», «в действии», что более эффективно, чем объявления в прессе или даже телереклама;
2) уточнение границ рынка сбыта, поиск новых направлений деятельности, сегментов рынка, расширение объемов сбыта;
3) PR – мероприятия, напр., презентация для покупателей и журналистов;
4) стимулирующие мероприятия «сейлз промоушн» в виде лотерей, раздачи фирменных сувениров, бесплатных образцов продукции, дегустаций, предоставления скидок;
5) изучение конкурентов и контакты с ними,
6) контакты с новыми партнерами.

Работа на выставке тщательно планируется. Выделяют такие этапы планирования: планирование подготовки выставки, планирование проведения выставки, планирование подведения итогов выставки.

Сначала составляют перечень выставляемой продукции и готовый план выставочного стенда. Уточняют договор с организаторами выставки (оргкомитетом). Составляют перечень и смету нужных для успеха на выставке информационно-рекламных материалов: плакатов, буклетов, сувениров, технических описаний, фирменных папок и др. Определяется персонал для работы на выставке и проводится его «ролевой» тренинг. Утверждается общая смета затрат.

Работу на выставке планируют по направлениям:

— расписание работы стендистов и др. персонала, включая руководителей организации,
— инструктаж персонала, корректирующий его работу на выставке,
— закрепление определенных экспонатов и тематики переговоров за конкретными исполнителями,
— организация завоза и вывоза оборудования и экспонатов,
— переговоры, заключение контрактов, продажа образцов или мелких партий продукции,
— организация учета и оценки посетителей стенда.
Каждый участник выставки стремится иметь на своем стенде экспонат – «гвоздь» (сильный ай-стоппер), выделяющий стенд из ряда конкурирующих. В качестве «гвоздя» эффективно используются рабочие модели механизмов и приборов. На стенде должны быть поясняющие надписи и плакаты, указывающие на соответствующие предметы.

Для стенда (выставочной экспозиции) выделяют 3 зоны: основную, офисную и вспомогательную. В основной зоне показывают экспонаты и функционируют обслуживающие их люди – стендисты. В офисной зоне ведут переговоры, пьют, курят и питаются, заключают контракты. Из основной зоны не должно быть видно то, что происходит в офисной. Вспомогательная зона нужна для хранения образцов и партий товара, упаковки экспонатов, личных вещей сотрудников и т.д.

Стенд желательно оборудовать шкафами и вешалками для одежды, сумок и пакетов. Иначе эти вещи посетители выставки могут принять за демонстрируемые экспонаты или сувениры. Стендисты должны выглядеть аккуратными и отдохнувшими. Поэтому необходимо организовать им отдых и питание.
На переговорах уместно предлагать серьезным посетителям чай, кофе, соки и, в исключительных случаях, шампанское и коньяк. Все манипуляции по приготовлению напитков и их употребление должны быть вне поля зрения др. посетителей выставки. Стендистов нужно ограничивать в пользовании мобильными телефонами и беседах между собой. Офисная зона стенда должна быть изолирована от шума и снабжена необходимыми материалами для переговоров: вариантами контрактов, прайс-листами, ручками, чистой бумагой, калькуляторами.
Папки с фирменной символикой и рекламными материалами должны быть или в руках у стендистов, или – в укромном месте. Иначе их легко возьмут «на память» заинтересовавшиеся посетители. Запас свободно раздаваемых рекламно-информационных материалов всегда должен быть достаточным.

С оргкомитетом выставки решаются следующие вопросы:

— аренда выставочной площади, открытой и закрытой;
— аренда и монтаж оборудования, выбор конструкции стенда;
— установление розеток и дополнительного освещения (если требуется);
— аренда и установка специальных подиумов для экспонатов;
— дополнительные услуги (шкафы, холодильник, мойка, паласы, столы, стулья) и уборка помещений стенда;
— изготовление надписи на фризе;
— организация публикаций об участниках выставки в СМИ и размещение информации о них в каталоге выставки (за отдельную плату);
— организация работы грузчиков, автопогрузчика.

Подводя итоги работы на выставке, нужно ответить на следующие вопросы:

1) удачно ли был размещен стенд,
2) хорошо ли он был оформлен и сконструирован,
3) оптимальна ли была площадь стенда,
4) основные неудобства и накладки в ходе выставки,
5) какое еще оборудование и какие услуги нужно было бы заказать,
6) от чего следовало бы отказаться,
7) как работал персонал, стендисты.

Отдельно оцениваются коммерческие итоги выставки, как по прямо заключенным договорам, так и по перспективным контактам и клиентам. К участию в выставке целесообразно приурочить небольшую рекламную кампанию в СМИ, предлагая льготы, скидки, купоны посетителям выставки, фирменного стенда.

Выставка-продажа (exhibition sale) – локальная распродажа товаров, представленных на выставке.

Выставочное предприятие (exhibition company) – юридическое лицо, которое занимается организацией и проведением выставок, либо отдельных экспозиций в составе выставок (организатор).

Выставочный стенд (Exhibition Stand)– специальная витрина для демонстрации экспонатов. От количества стендов и места на конкретной выставке нередко зависит отношение к ней определенной категории.

Посетитель выставки (exhibition visitor) – лицо, выполнившее условия посещения, установленные в объявлении.

Выставочный стенд островной (island stand) выставочный стенд, со всех сторон окруженный проходом.

Выставочный стендист (stand-man) – работник выставки, обслуживающий стенд, дающий посетителям выставки объяснения. ~ участник выставки (exhibition participant)– лицо, подавшее заявку на участие в выставке согласно условиям, указанным в объявлении, и включенное устроителем в состав участников выставки.

Выставочный экспозиция (exposure) – законченная часть выставки, имеющая самостоятельное значение. Задача экспозиции – дать представление о явлении, проблеме  или предмете в доступной для зрителя форме.

Выставочный экспонат (exhibit) – предмет, технология, услуга, разработка, инвестиционный проект, выставленный на выставке или ярмарке для публичного обозрения.

Выставочный экспонент (exhibitor)– лицо, которое представляет на выставке свою продукцию с целью поиска ее покупателей или партнеров для совместной деятельности.